MMOG V6解读之66|通知供应商的流程

MMOGV6中的2.5.1.3.F2无论危机原因（例如：地缘政治、网络安全、机构、客户、供应商），机构都应有流程来通知他们的所有供应方可能影响到该机构的任何情况。沟通计划应涵盖已确定的/潜在的问题（例如：工厂意外停工，短于正常交付时间的排程变化，运输，IT系统）。

当危机发生时，企业不仅仅要通知客户，提供解决方案给客户；还需要通知供应链上的合作伙伴即供应商和服务商。其重要性绝不亚于通知客户。因此，企业要建立相应的流程，做到及时通知供应商并与之沟通，商量如何合作解决危机事故。

根据MMOG1.7.2.4的要求，企业应绘制其供应基地的地图，以评估并严格管理潜在的风险。当企业遭受危机影响时，可以从地图上查到有几家供应商会受到影响，可以评估出其受影响的程度。同时还可以从供应链上发现，有些供应商虽不在危机发生地，但因为供应链的运行，会受到波及和牵连。如原材料短缺引起停产。这时通知与沟通就会发挥出重要的作用，做好这两件事，是与供应商合作战胜危机的前提。

企业要重视危机发生时与供应商的通知和沟通，在流程中要规定在什么情况下，要通知供应商。除了MMOG规定的五种情况，企业还可以根据自身的特点增加几项。流程要规定通知供应商的优先顺序，如受影响大的供应商要优先，上游供应商要优先，供货比例大的要优先，还要一些关键供应商即难以替代的供应商要优先。

流程要规定由谁来通知供应商。这一内容也非常重要。要按岗位职责和与供应商是否对口来规定。要让企业供应链部门的职能人员一看就明白。到时，不会发生遗漏或者重复通知的现象。这条内容不仅要让内部人员知晓，而且要让供应商知晓。这就要求事先与供应商沟通好，明确双方突发危机时双方的沟通人员。甚至可以把这个内容写进合同里，写进双方的应急计划里。

流程要规定采用什么工具通知，必须采用电话进行通知，邮件可以作为辅助工具，不要采用微信方式。电话可靠且效率高。邮件可以附上文件且可以保存。

流程还要规定沟通计划的内容，除了涵盖MMOG所要求的内容之外，可以根据企业和供应商的实际增加相应的内容。为了确保沟通内容的到位，在流程文件后面应该增加一张附表。表内要罗列所有需要沟通的内容，在沟通时，可以按照其中的条款，一条条地进行沟通，这样可以做到万无一失。在危机事故沟通中，如果遗漏掉一个内容，就有可能造成重大的损失。

在编制该流程时，要对许多沟通内容做好预案。不能到危机发生时，才去研究采用什么方法来解决。这很有可能贻误时机。在前两年的疫情封控时，许多企业就是因为没有预案，原材料和零部件无法运到工厂而遭受重大损失。W工厂在疫情开始时，就与供应商沟通，做了较多的库存，损失就比较少。即使如此，损失还是不可避免。从这个案例来看，不仅要做预案，对预案可控的程度和范围，也要做一个评判，看看其可预防的数量和覆盖的范围。

编制该流程时，要充分发挥供应链伙伴的作用，要调动上下游伙伴和服务商的聪明才智和专业能力。所谓合作，就是集中智慧、协调一致、相互配合，围绕克服危机的目标共同努力工作。把供应链伙伴的损失降到最低点。从这方面来看，这套流程也不简单。

从标题上看是在危机发生时通知供应商，与供应商进行沟通的流程。实际上，并不仅仅通知一声，告知一声那么简单。围绕这个通知和沟通，企业和供应商要做许多工作，如发现潜在的危机、评判危机的严重度、提出预防和应对措施，评判这些措施的有效性和覆盖面等等。而且这些预案做得越细越好，万一发生危机，其可实操性就体现出来了。否则可能就是纸上谈兵，甚至是一纸空文。

由于现在许多企业有了海外的供应商，如何通知他们，与他们进行有效地沟通，是流程中的一项重要内容。要专门编制与海外供应商具有相关内容的章节。要根据海外供应商的特点，如语言、时差、管理方法和风俗习惯等，有针对性地编制文件。要把初稿先发给他们看，听取他们的意见和建议，做出必要的修改，然后才形成正式文件。这样做，不但是对供应商的尊重，本身也是一次通知和沟通的演练。双方能够达成共识的文件，对有效操作是大有帮助的。

编制了这套流程，也做了预案，并经过了论证和评审，但并不能说是万事大吉了。还需要定期对流程进行评审，随着形势和环境的变化，是否有新的潜在危机，看看预案是否还是切实可靠。如果供应链运行发生了变化，还需要重新做起。这绝不能麻痹大意或者抱有侥幸的心理。只有事先把预案做充足，方能在危机发生时，临危不乱，从容应对。

W工厂供应链A经理的相关流程写了20多页，由于其内容扎实、数据充分，得到了客户和供应商的好评。果然在疫情期间发挥了作用。

一般情况下，只要有这么一套流程，审核员基本上会给企业通过评审，因为在实际工作中，能够真正按要求做到的，确实还不多。