物料记录能在重要时刻发挥作用- MMOG/LE解读之【147】
结论摘要
物料记录不仅是合规要求，更在质量事故、客户争议和成本核对中发挥关键作用。尤其对汽车安全件，需按客户要求保存15年并确保快速检索。真实案例表明，完善的归档系统能迅速锁定问题范围，提升响应效率。
- 物料记录归档是应对客户审计与潜在争议的核心工具，尤其适用于安全关键零部件。
- 保存期限通常为15年，必须支持快速检索且系统应具备备份机制以防数据丢失。
- 实际案例证明，完整可查的物料进出记录能显著加速质量问题定位与责任厘清。
MMOG中的5.2.5.6 F1组织根据客户的规定或者在出现任何潜在的争论时，对物料记录进行归档并保存一定时间。归档的记录应当容易检索，易于阅读。在企业里文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
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**物料记录主要是指物料进出的记录。该物料是何时到货和入库，数量和质量的验收结果等。****归档保存主要是应客户的要求，或者是可能会发生的潜在争议引起的。客户一般会对易发生安全和质量事故的物料要求供应商进行归档保存。**特别是汽车上的安全件，像汽车防盗系统、汽车锁、 安全气囊、 刹车片、 爆胎稳向系统等。都需要按客户要求进行特殊的管理，其中包括物料检验记录的归档管理。保存期限为15年，保存方法要便于检索，能够迅速查阅需要的相关记录。如果一旦发生质量事故，特别是批量的质量事故，客户在找出原因之后，就会要求供应商立刻提供相关的物料记录，以便确定事故的范围。
某公司的一位物流经理告诉笔者，几年前，他们出口的零部件在国外汽车上上发生了停止运作的严重事故，经检查是该零部件的油脂耐高温的指标未达标。于是客户要求他们快速提供该油脂的相关记录。在电脑系统里他们很快索取到了5年前该油脂的进出记录，通过记录，发现该油脂仅使用了6个月，于是很快锁定了质量事故的范围，为快速解决问题提供了有效的帮助。他由感而发，说以前从未感到物料归档有什么作用，没想到在这次事故里会起到这么重要的用处。
**物料归档不仅在客户需要时有用，在与供应链伙伴发生一些争议时，也会发生作用。**如交付的及时，在年度供应商评比时，G供应商因交付不及时而被取消了优秀供应商的评选资格，该供应商十分不服，要求提供证据，结果客户从电脑里调出了某一时段的该供应商交付记录，使得供应商心服口服。还有财务部门在核对物料成本时，对一段时间某物料对成本产生了疑问，于是查阅了该物料对进出记录档案。原来，由于先进先出没有做好，部分物料在价格变动后，没有以老价格计价，造成了价格的误差，在仔细核对了归档物料资料后，纠正了这部分物料的成本。
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在保存物料档案时，要按照物料管理软件系统对要求进行管理，一般情况下，系统会按企业对个性化要求对物料进出进行自动存档记录，有的还会同时做好备份，防止一旦发生问题，系统又发生故障时，可以及时找到需要的物料记录，有利于问题或者争议的快速解决。
**审核员在评审时，可能会对个别物料进行抽查，看看电脑系统里对物料归档是否完善，他的主要关注点还是在零部件中的安全件物料归档上。**如果是一般零部件或者物料，很可能就轻而易举地得到了这一分。不过还是要认识到，物料归档不仅仅是为了客户评审，它是物料管理的重要内容之一。
MMOG/LE解读连载目录：
一、【汇总贴】MMOG/LE系列模块一：战略与改进（1-27篇）
二、【汇总贴】MMOG/LE系列模块二：工作的组织（28-62篇）
三、【汇总贴】MMOG/LE系列模块三：能力和生产计划（63-89篇）
四、【汇总贴】MMOG/LE系列模块三：能力和生产计划（90-126篇）
五、第五模块：生产和产品控制（127-161篇）
视频：MMOG/LE助力企业供应链升级
MMOG/LE（全球物料管理运作指南/物流评估）是迄今为止，对制造企业而言最系统、最成熟、应用最为广泛的物流管理全球通用准则，被广泛运用于国际汽车行业中的物流运营管理实践，且在家电、家居、医疗、建筑、航空航天、化工、电子、服装和零售业等也开始采用和借鉴。
MMOG/LE从企业战略和改进、工作的组织、能力和生产计划、客户接口、生产和产品控制、供应商接口等六个方面(共197条标准)进行评审，通过实施每一条标准，组织可以评审自身的物料计划与物流管理的绩效和能力，获得关于行业内“最佳实践”并持续改善。
核心要点
- 1 物料记录归档是制造企业应对质量风险和客户合规要求的必要措施，而非形式主义。
- 2 15年保存期和快速检索能力是汽车供应链对安全件记录的基本要求。
- 3 系统化、自动化的归档流程结合备份策略，是保障记录可用性的关键实践。