MMOG V6解读之155 |沟通联络机制的优化策略

MMOGV6版中的6.4.1.2.F2供应商、分包方和服务提供商应根据要求向机构提供一份联络人清单，联络人清单要按机构要求的格式编写，并包括7x24小时支持。清单中应包含姓名、职务、通讯方式（如：电话号码/手机号码、传真号码、Email地址等）、工作时间、周末和紧急联系人和部门副职/替补人员等信息。应使用机构偏好的语言进行沟通联络。同时，机构也向供应商、分包方和服务提供商提供机构的联络人信息清单。与V5版相比，没有变化。条款所提及的关于供应商、分包方和服务提供商与机构之间沟通联络相关的要求，无疑是保障供应链顺畅运转的重要环节，值得我们深入探讨与重视。

汽车零部件行业的供应链犹如一张紧密交织的大网，众多的供应商、分包方以及服务提供商相互协作，共同为整车生产提供所需的各类零部件及服务。

例如，在某大型汽车制造集团的零部件供应体系中，有一家专门生产汽车发动机关键零部件的供应商，它需要与众多的原材料供应商、加工分包商以及物流服务提供商等协同工作。在此过程中，及时准确地沟通联络就显得尤为重要。按照要求，各方应向机构提供一份联络人清单，这份清单需严格按照规定格式编写，并且要提供 7x24 小时支持，同时还要以企业偏好的语言进行沟通联络，相应地，企业也需向各方提供自身的联络人信息清单。

这一举措旨在确保在供应链的日常运行以及可能出现的紧急状况下，信息流能够顺畅无阻，从而有效引导实物流和资金流的合理流转。

在现代管理理念下，供应链的运行高度依赖信息的沟通与交流，信息流处于核心引领地位。如今，智能化的管理手段不断融入其中，许多汽车零部件企业都构建了数字化的供应链管理平台，通过这些平台，企业可以实现与供应商等各方更为便捷、高效的沟通。

例如，借助大数据分析，企业能提前预判零部件的供应需求情况，并及时通过平台与供应商沟通调整生产计划；利用物联网技术，实时追踪在途货物的状态信息，一旦出现异常，可迅速联系对应的联络人进行处理。同时，企业也会与供应商等在双方达成共识的基础上，将用于日常运行和应急计划的沟通方式形成书面文件，明确角色和责任、期望以及承诺，以此避免可能产生的误解和冲突，让整个沟通协作有章可循，这也是现代管理中强调的规范化、标准化的体现。

供应链运行中，由信息流引导实物流和资金流。信息的沟通与交流始终处于首要地位，因此企业必须建立与供应商、分承包方和服务提供者进行双向沟通的流程，以解决日常问题和应对紧急状况。用于日常运行和应急计划的沟通方式应当得到供应商充分理解，在双方达成共识的基础上，作出合理有效的规定并形成文件，以书面文件说明角色和责任、期望、承诺，避免可能产生的误解和冲突。

从沟通的规定上，绝大部分企业都能够做到文件化，通过手机、电脑等现代化的工具与供应商进行沟通交流。看上去似乎做得很完美，其实不然，随着通信手段的发展，沟通渠道会发生变化，原先一些美好的想法会产生异化，给沟通带来困难，有时甚至是风险。

有家企业的物料接收区经理在手机上与供应商建立了微信群。当供应商开始发货，运输途中，到了工厂门口如果发生意外，都可以通过微信告知。后来演变到供应商开始发货就通知该经理，这样一来，这位经理每天要看2000多个微信，平均15秒钟看一次。她因根本无法开展工作，沟通的渠道因此而被堵塞。之后，企业供应链部门对此做了相应的改善，只采用系统上的ASN进行预通知。紧急情况采用电话，而且进行了相应的分工。问题得到了妥善的解决，沟通渠道又畅通了。

对沟通文件中的沟通清单，即沟通的责任人、电话和邮箱地址要定期进行审核，发现清单内容有变化，就立刻进行修订。而众多企业往往是一定了之，沟通清单从不进行修订。清单上的人员、电话号码、邮箱地址等因种种原因发生变化，必然会给沟通带来障碍。有些管理者认为，这个清单一直在被频繁地使用，如果有变化，双方会立刻知道，也会在实操中进行纠正。实则不然，供应链部门中的相关人员会进行及时修改，但非常用人员和相关部门如研发部、质量部等在进行沟通时，就会使用这份清单，因为没有进行及时修订，他们的沟通就会遇到问题。

一位退休多年的供应链管理人员对此深有感触，多年来，他每年都会接到一定数量的供应链伙伴电话。这些伙伴并非供应商的供应链部门，大部分是产品开发部门，少量的是质量部门。而电话中谈及的事情却是比较紧急的，他再转告知企业供应链部门的电话，事情方得解决。类似的事情在企业与供应商沟通中一定不少，因此对沟通清单进行定期修订是十分必要的。

总之，在汽车零部件行业的供应链管理中，完善且有效的沟通联络机制是保障供应链高效运行的命脉。我们不能仅仅满足于表面上的文件化和现代化工具的运用，更要关注实际执行过程中出现的问题，不断优化沟通渠道，严格落实对沟通清单的定期审核与修订工作，让智能化、现代管理手段真正服务于供应链沟通协作的各个环节，如此才能确保汽车零部件供应链的稳定、顺畅，推动整个汽车产业的持续健康发展。企业和供应商等各方都应当高度重视这一问题，共同努力打造更加优质、高效的供应链沟通体系，以应对日益复杂多变的市场环境和行业发展需求。

审核员一般不会去供应商处进行审核。在评审企业时，会重点关注该文件编制的日期、修改的日期，核对即时的部门有关人员名单，查看企业方面是否有问题。如果企业的文件上有了瑕疵，就会成为一个不符合项。

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