MMOG V6解读之132| 智能化档案管理，是企业规避风险的“盾牌”

MMOGV6中的5.2.3.6.F1:机构应按照内部和客户的要求对记录（如：库存记录、客户EDI数据、供应商EDI数据）进行归档。归档时间与解决任何问题或潜在纠纷有关，如呆滞物料索赔。归档的记录应该是可检索且可阅读的。本条款从V5版的5.2.5.6移动过来。措辞进行了调整， 要求更具体和详细了。

在企业里文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。在全球化供应链高度互联的今天，物料档案管理已不再是简单的“数据存储”问题，而是企业核心竞争力的重要组成部分。

根据国际汽车行动组织（IATF）的统计，因档案管理缺失导致的供应链纠纷占企业年均损失的17%，而智能化技术的应用可将这一比例降低至5%以下。本条款从本质上揭示了现代企业管理的深层命题：在数据爆炸时代，如何通过智能化手段将“沉默的档案”转化为“主动防御的武器”。

物料记录主要是指物料进出的记录。该物料是何时到货和入库，数量和质量的验收结果等。归档保存主要是应客户的要求，或者是可能会发生的潜在争议。客户一般会对易发生安全和质量事故的物料要求供应商进行归档保存。特别是汽车上的安全件，像汽车防盗系统、汽车锁、安全气囊、刹车片、爆胎稳向系统等。都需要按客户要求进行特殊的管理，其中包括物料检验记录的归档管理。保存期限为15年，保存方法要便于检索，能够迅速查阅需要的相关记录。一旦发生质量事故，特别是批量的质量事故，客户在找出原因之后，就会要求供应商立刻提供相关的物料记录，以便确定事故的范围。

某公司的一位物流经理告诉笔者，几年前，他们出口的零部件在国外汽车上发生了停止运作的严重事故，经检查是该零部件的油脂耐高温的指标未达标。于是客户要求他们快速提供该油脂的相关记录。在电脑系统里他们很快索取到了5年前该油脂的进出记录，通过记录，发现该油脂仅使用了6个月，于是很快锁定了质量事故的范围，为快速解决问题提供了有效的帮助。他有感而发，说以前从未感到物料归档有什么作用，没想到在这次事故里会起到这么重要的用处。

物料归档不仅在客户需要时有用，在与供应链伙伴发生一些争议时，也会发生作用。如交付得及时，在年度供应商评比时，G供应商因交付不及时而被取消了优秀供应商的评选资格，该供应商十分不服，要求提供证据，结果客户从电脑里调出了某一时段的该供应商交付记录，使得供应商心服口服。还有财务部门在核对物料成本时，对一段时间某物料对成本产生了疑问，于是查阅了该物料的进出记录档案。原来，由于先进先出没有做好，部分物料在价格变动后，没有以老价格计价，造成了价格的误差，在仔细核对了归档物料资料后，纠正了这部分物料的成本。

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现在有不少企业推进智能化技术，把档案管理从“被动响应”转向“主动防御”的核心驱动力。

1.数据采集的革命：用物联网（IoT）构建全生命周期溯源能力

传统档案管理的最大缺陷在于数据碎片化与滞后性。以汽车安全件为例，人工记录可能导致关键信息缺失（如环境温湿度、操作人员ID），而IoT技术通过以下方式实现变革：实时感知：在仓库部署RFID标签与传感器，自动捕获物料入库时间、存储条件、质检结果等300余项参数；动态关联：通过5G网络将数据实时上传至云端，并与生产批次、供应商信息自动关联；

 2. 信任机制的颠覆：用区块链技术重塑争议解决逻辑

物料档案管理的核心矛盾在于多方主体间的信任缺失。区块链通过分布式账本与智能合约技术，实现三大突破：不可篡改性：每笔物料交易记录生成唯一哈希值并同步至所有节点，篡改成本远超收益；不可篡改性：每笔物料交易记录生成唯一哈希值（Hash Value）并同步至所有节点，篡改成本远超收益；自动化执行：当检测到交付延迟时，智能合约自动触发索赔流程并调取历史记录作为证据.

3. 决策范式的升级：人工智能（AI）驱动风险预判与价值挖掘。

AI技术使档案管理从“事后灭火”转向“事前防火”：风险预测：通过机器学习分析十年期物料数据，预测呆滞库存、价格波动与供应商违约概率；知识发现：自然语言处理（NLP）自动提取客户合同中的特殊归档要求，避免人为疏漏.

当物料档案管理与智能化技术深度融合，不仅是企业规避风险的“盾牌”，更是优化运营的“引擎”与赢得信任的“桥梁”。在技术加速迭代的今天，企业需以战略眼光重新定位物料归档管理：从成本中心到价值中心，从后台职能到前台竞争力，从被动响应到主动塑造。唯有如此，方能在不确定性丛生的商业世界中，构建起以数据为纽带的供应链命运共同体。

审核员在评审时，可能会对个别物料进行抽查，看看电脑系统里对物料归档是否完善，他的主要关注点还是在零部件中的安全件物料归档上。如果采用AI或者区块链技术进行物料归档，很可能就轻而易举地得到了这一分。