MMOG V6解读之113|收货的混乱可能由ASN引起

MMOGV6中的4.3.2.4 F3发运过程应确保每个ASN的内容都是准确的。ASN的格式、内容以及传输的时间都符合客户的要求。与V5版相比，基本没有改变。条款虽然不长，内容也很简单，但权重却是否决项，可见其重要性。特别是对客户的重要性，因为，ASN错误，可能会引起客户物流的混乱。

ASN即预先发货清单（Advanced Shipping Note）是生产厂家或者物流服务商在发货时利用电子通信网络提前向客户传送货物的明细清单。这样可以使客户可以提前做好物料接收准备工作，同时可以省去物料数据的输入作业，使物料检验作业高效化。客户也可以凭借此清单核对订单交货数量、剩余数量等，及时更正数量上的错误。

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精益制造和准时制供应链模式的出现导致企业持有较低的安全库存。因此，供应链比以往任何时候都更加依赖于在预期时间范围内抵达的货物，更加重视ASN的及时性和准确性。制造客户纷纷把ASN的及时性和准确性列入对供应商的考核范围，供应商也对此下功夫，确保ASN的准确性，与包装的条形码保持一致，同时，对ASN的发送也尽力做到及时、有效。如果遇到意外情况，导致实际装车零件或送货单与ASN不符，就立刻更改ASN内容，保证实际物料，单证，ASN三者一致。如果实际装车零件或送货单与ASN不符，需根据实际装车情况更改ASN后方可发送。所以，ASN的准确性是第一位的。

如果没有ASN，客户的收货过程效率会很低。根本原因是缺乏了解什么货物将到达以及何时到达。为此，物料接收人员无法安排工作时间表，无法进行对接，也无法监控在途情况。ASN通常以EDI格式传输，客户一旦收到提前发货通知，就被上传到他们的仓库管理系统（WMS）。当货物到达时，收货人员扫描贴在物料包装上的条形码，条形码提供了唯一的装运标识符，可以与WMS的记录相关联。立即可以识别供货的供应商、相关的采购订单，大大减少了交货的接收时间。在ASN格式上必须符合客户的要求，避免发生因格式原因造成客户无法接收ASN的事故。

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ASN不但在格式上要与客户要求相符，在内容上也要与客户保持一致。不能我行我素，以自己企业为主。只有与客户保持内容一致，客户才能接受。否则客户系统因不理解企业发来ASN，拒收或者误解，也可能造成客户的混乱。

ASN是通过EDI系统进行发送，有时会受到系统问题的影响。

W公司的A君这段时期一直愁眉苦脸，闷闷不乐。原来W公司上月在供应商考核中被扣分，而扣分的内容都是ASN发送不及时。而事实上，他们都是按时甚至提前发送的，为什么会迟到呢？请公司IT工程师检查了他们的系统，没有发现任何问题。于是，他们再向客户询问，客户只认定事实并出示了收到ASN的时间证据，证据显示W公司的ASN迟到了。客户要求他们立刻查明原因，进行整改，因为客户为此在收货时受到了很大影响。A君安排人去询问同行企业是否发生同样的问题，有个企业的供应链总监告诉A君，客户的系统总服务站在新加坡，有的供应商因为地理原因，个别时间会发生ASN不能按时到达的情况。W君听到此言，恍然大悟，即刻请IT工程师与新加坡联系。果然是因客户的系统总服务站没有及时收到W公司的ASN，因此传递时间也迟了。原因找到了，W公司针对性地改进了系统，事情得到了解决。然后W君据此按流程规定，向客户提出申辩，客户也合情合理地给予了调整。仅从此事，可见客户和企业对ASN输送时间的重视程度。

如果在发送ASN时发生问题，一定要像上述的案例那样，追根寻源，找到问题根子，加以彻底解决。绝不能就事论事，错什么，改什么修改即可。有时系统原因也会造成一些错误，这就要求系统管理工程师定期检查系统情况，及时更新和升级系统软件，在系统上做到与客户系统相匹配。

在评审这一条款时，审核员会在企业里先了解供应商在这方面考核的情况，如果表现一直很好，自然就通过了。如果曾经发生过错，被扣过分的话，审核员会检查企业对事故的处理结果。企业要提供处理事故的相关资料和问题已经得到解决的证明。