联络人的变化非同小可- MMOG/LE解读之【94】
结论摘要
MMOG/LE标准4.1.1.5要求企业建立文件化流程，定期评审并更新内部与客户联络人清单。实践中，多数企业因沟通频繁而忽视正式更新机制，一旦出现联络断层，可能引发客户投诉、考核扣分甚至交付延误。有效的联络人管理不仅是合规要求，更是保障供应链协同效率的关键防线。
- 联络人信息未及时更新虽看似小事，但可能导致严重沟通中断和客户不满。
- 企业需建立带版本控制的文件化流程，定期评审双方联络清单，而非依赖临时通知。
- 审核员会重点检查流程是否存在、是否执行、清单是否有有效版本号。
MMOG中的4.1.1.5 F1有文件化的流程用于定期评审并更新所有联系人清单（比如：内部联系人清单、客户联系人清单）。
**供应链部门要制定程序文件，对定期对双方联络人清单进行评审并加以规范，目的是保证与客户联络渠道的畅通。**企业与客户都知道联络人清单的重要性，也明白为什么要定期评审，但能够制定文件并坚持按规范去做的企业却很少，原因是与客户沟通交流比较频繁，一旦遇到联络人变化的情况，自然会很快得知用不着去修改联络人的清单。以至评审之前，供应链部门找出的清单，已经是面目全非了。虽然找不到联络人的情况极少发生，但一旦遇到了这样的情况，可以想象，后果将会很严重。
**供应链部门要检查联络人发生变化的情况。**当供应链部门联络人发生变化时，如果没有及时更改清单，没有通知客户，而是客户在进行联系时才发现，肯定会引起客户的不满和抱怨，有时还会因此在月度考核中被扣分。要求严厉的客户还会请企业供应链部门提交整改报告，就此一点来讲，后果就不轻。得知客户联络人已经变更，却不更新清单，如果新入职人员按老清单与客户联系，那同样会造成客户的反感，也可能带来负面的后果。
**供应链部门要检查联络人的手机号和E-mail地址是否发生改变。**自己联络人的手机号和E-mail地址发生变更时，要通知客户。有的企业对管理人员统一配备企业的手机和手机号，同时会给客户发出手机号更改的通知，但并不是每一位客户联络人能够收到这个通知。**如果由供应链联络人专门发通知给对应的客户联络人，就显得比较周全。有的企业会发生更换企业名称的情况，E-mail地址也会随之发生变化。供应链联络人在这个时候，要给客户联络人发送新的邮件地址，这样的操作可以让客户产生良好的感觉。**在收到客户联络人提供的变更邮件地址的信息，要及时在部门会议上告知大家，同时，更新联络人清单。避免新进人员或者新的联络人发错邮件而造成重大事故。
**供应链部门特别要关注客户相关部门联络人的变化，由于不是频繁交流，对联络人信息变化不能及时掌握，会给工作带来不良影响。**在检查时要加以关注，不可忽略和遗忘。此外，还可以通过本企业的对口部门来了解客户联络人是否发生变化。有家企业供应链的计划员，已经退休多年，可还时不时地接到客户产品开发部门工程师的来电，催问何时交货。原来客户并没有更改他们的联络人清单，因为不是对口部门，企业供应链部门也未专门告知他们。结果那位工程师几经周折，才找到了对口联络人，而时间已经流逝，本来很急的事，显得更加紧迫了。这样的案例估计在许多企业曾不止一次地发生过。
**审核员来评审时，会检查企业是否有这样的流程，是否按流程在操作，清单是否有版本号。会仔细核对双方联络人是否进行过更新，提供的版本是否有效。**虽然只是区区1分，意义还是不小的。
MMOG/LE解读连载目录：
视频：MMOG/LE助力企业供应链升级
MMOG/LE（全球物料管理运作指南/物流评估）是迄今为止，对制造企业而言最系统、最成熟、应用最为广泛的物流管理全球通用准则，被广泛运用于国际汽车行业中的物流运营管理实践，且在家电、家居、医疗、建筑、航空航天、化工、电子、服装和零售业等也开始采用和借鉴。
MMOG/LE从企业战略和改进、工作的组织、能力和生产计划、客户接口、生产和产品控制、供应商接口等六个方面(共197条标准)进行评审，通过实施每一条标准，组织可以评审自身的物料计划与物流管理的绩效和能力，获得关于行业内“最佳实践”并持续改善。
核心要点
- 1 联络人清单不是静态文档，必须纳入受控的定期评审流程。
- 2 未及时更新联络信息可能触发客户投诉、绩效扣分甚至整改要求。
- 3 有效的联络管理需结合制度、版本控制和跨部门协同，不能依赖个人记忆或临时沟通。