记录是企业管理中的难点-MMOG/LE V5与V4变化之处解读之【16】
结论摘要
MMOG/LE V5在F2条款中强化了风险评估过程中对记录的要求，从“确定优先级”转向“明确应记录哪些过程”，直指企业应急管理中的记录薄弱环节。尽管自动化工具普及，但记录缺失、不规范仍是普遍问题。有效记录如会议纪要和风险日志，不仅能支撑合规评审，更能为未来风险预防提供数据基础。
- MMOG/LE V5将风险记录从流程优先级调整为具体过程的明确记录要求，凸显记录在应急响应中的核心地位。
- 企业普遍存在记录缺失或不规范问题，即使有先进工具也难以根治，反映出管理体系执行层面的短板。
- 结构化记录（如会议纪要、风险日志、专用表格）能显著提升风险复盘与预防能力，并在审核中提供关键证据。
MMOGV5版中2.5.1.3 **F2：组织的风险评估流程，将根据发生概率，影响的严重性等因素，决定应在应急/备份程序中记录哪些过程，该过程可包括适当使用分析工具。**与V4版的2.5.1.2相比，该条款的前句没有变，但后句即目的发生了变化。从“制定应急/后备程序流程的优先顺序”改成“决定应在应急/备份程序中记录哪些过程，该过程可包括适当使用分析工具。”这完全是针对企业在处理风险和应急事件中的薄弱环节而来的。
做好相关记录，是企业管理体系如质量体系（IATF16949）和环境体系（ISO14001）都对记录提出了专门的要求，要求建立相关流程做好记录。同样MMOG评审也是通过查看各类记录来确定企业是否符合供应链物流体系的要求。而对某一项具体的管理，要求进行过程记录，这是不多见的。说明记录对风险控制有着重要的意义。但是，在企业管理中，记录与文件编写一样，是管理的难点。每逢管理评审或者检查来临，找文件，找记录是许多企业必有的场景。找不到记录，记录不规范等比比皆是。即使现在记录的工具先进了许多，各种自动化记录仪器和工具的广泛应用，仍然没有彻底解决这个问题。希望企业在落实MMOG 条款的过程中，利用条款的要求，改善记录这个薄弱环节。
**在评估风险时，要做好相关会议的《会议纪要》。从每次《会议纪要》中我们可以看到企业对各类风险严重性的认识过程，看到各个部门如何以各自的角度看待不同的风险，看到企业的高管在对待风险上的态度，看到企业对风险预防的措施是如何确定的。**这对以后预防风险、分析风险和控制风险大有好处。V公司的一位供应链总监很重视记录，他很有心地把各类有关供应链管理的《会议纪要》搜集和保存起来。当发生事故或者问题时，就看看当初相关会议是如何决定的，利用会议做的决定来获取各部门的帮助和支持，取得了较好的效果。
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**当风险发生时，更要做好记录，最好要有专人做工作日志，记录风险期间每一天的重要事务。**如出入库量、库存量（包括客户和供应商的库存）、在途库存和运输节点等物流情况。要记录风险的严重度，如自然灾害的等级、网络中断时间、运输停顿等风险情况。要记录风险引起的后果，如安全事故、交付脱期、质量事故和生产停止等情况。在做记录时，要采用合适的记录表，把需要的内容分门别类地，简单扼要地，清晰地记录在专门的图表上，方便查询和保存。凡管理好的企业，都具有一套企业特色的记录表和《会议纪要》模板，它们对企业管理和供应链运作起着重要的作用。
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**如果每次风险前后都能做好相关记录，那对以后的风险再次的预防帮助很大。**L公司曾经遭受水淹，他们记录了水在不同场地的深度。在水灾过去后，他们根据记录的数据，调整了场地布局，升高了控制电器的位置。当几年后再次发生水漫进车间和仓库时，这些布局等措施的效果显现了出来，使得损失减少了许多。根据新的记录，他们再次做了相应的调整和落实相关措施。他们经过数据分析，在做了这样的调整后，企业再也不会受到水灾影响了。
企业要编制风险评估流程，要根据发生概率，影响的严重性等因素，决定应在应急程序中记录哪些过程。流程中要规定由谁进行记录，采用什么方法记录，使用哪些类型的图表，采用什么合适的分析工具等。由于风险评估是整个企业的事情，因此需要最高管理者的领导，各部门的支持和配合，专业人员的实际操作，并且不断修正和改善，方能符合要求。
审核员在评审时，会比较仔细地审阅文件和相关记录。并可能会根据记录的情况核对一些数据。本条款虽不属于否决项，但内容比较重要，由于该流程是企业的流程，而解释和说明是由供应链部门做的，因此尤其要重视。
MMOG/LE解读连载目录：
一、【汇总贴】MMOG/LE系列模块一：战略与改进（1-27篇）
二、【汇总贴】MMOG/LE系列模块二：工作的组织（28-62篇）
三、【汇总贴】MMOG/LE系列模块三：能力和生产计划（63-89篇）
四、【汇总贴】MMOG/LE系列模块四：客户的接口（90-126篇）
五、【汇总贴】MMOG/LE系列模块五：生产和产品控制（127-161篇）
六、【汇总贴】MMOG/LE系列模块六：供应商接口（162-193篇）
MMOG/LE V5版与V4版变化之处解读：
核心要点
- 1 MMOG/LE V5 F2条款的变化反映了供应链审核从‘有没有流程’向‘有没有可验证的执行证据’深化。
- 2 高质量的风险记录需包含事件背景、决策过程、影响数据和应对措施，形成闭环管理依据。
- 3 记录体系建设必须由最高管理者推动，结合专业工具与跨部门协同，才能从‘应付检查’转向‘驱动改进’。