保留书面材料很有必要-MMOG/LE V5与V4变化之处解读之【23】
结论摘要
MMOG/LE V5在5.3.3.1 F3条款中新增了对偏差书面材料的保留要求，强调其在质量追溯、问题复现应对和持续改进中的关键作用。企业应将偏差报告保存至产品生命周期结束，而非仅短期存档。忽视此类记录保存往往反映出对质量管理的系统性不足。
- MMOG/LE V5明确要求保留偏差授权的书面记录，包括审查结果、授权人及后续行动。
- 偏差报告需随产品生命周期保存（产品有效期+一个完整日历年），用于历史问题快速比对与防错改进。
- 许多企业虽有偏差处理流程，但缺乏系统性文件保存机制，导致同类问题反复发生。
MMOGV5版中的5.3.3.1 **F3：当产品或流程与已批准（PPAP）的零件状态有偏差的时候，应有流程可以获得客户正式授权批准。组织应保留书面材料，说明偏差审查结果，授权偏差的人员以及审查产生的任何必要的行动。**在V5版中特地增加了一句话，要求保留偏差的书面材料，有其特殊的意义。
在产品在生产过程中，因各种原因会发生与PPAP认可时的状态或者过程不一致的情况，这时需要向客户提出偏差认可申请，并要获得客户的批准。因为产品或流程的变更可能对零件的质量（比如：外形、组件、功能）有负面影响，或者对生产零件的周期有影响。这是许多企业经常会遇到的情况，而且几乎每一家企业都有关于偏差认可的流程文件，但要保留书面材料的做法并不是所有企业都会写进文件里并且是这样做的。各类记录的保存和使用是许多企业在管理中的一大软肋。
**MMOG要求保留偏差报告书面文件，是为了在日后偏差情况再次出现后可以进行对照和参考。**因为在日常工作中，质量偏差的情况是不可避免的。此类事故再次发生时，工程师首先应找到之前的偏差报告，看看类似情况是如何处理的，尤其某些偏差在多年之后再次发生，而原来处理的人员甚至客户都发生了变化，这时，当初的偏差报告书面材料特别重要。它可以让工程师们大大减少分析和判断的时间。A公司的物流经理告诉我这么一个案例。有一次他们的产品表面发生了一种奇异的色泽，工人们马上把它们放入不合格品区域，然后请工程师进行分析和判断，而工程师们也从未看到过这样的现象，正在一筹莫展时，客户打电话来询问交付情况，当他告诉客户发生了质量问题，可能会影响交付时，客户马上就告诉物流经理，请他们到公司资料库找当初的偏差报告，看看是否有同样的案例。他马上转达给工程师，结果发现五年之前发生过一样的案例，如何发现、判断和处理都明明白白地写着。于是，严重的问题迎刃而解，产品的交付也没受到影响。他谈到这个案例时，感叹道: 幸亏当初报告都保存着，否则又要当初一样花一周时间才找到根本原因和解决方法了。
图片：来源于网络
**MMOG要求保留偏差报告书面文件，是要求企业在工作中要防止偏差的情况再次发生。**就上面的案例来说，那位物流经理告诉我，再次发生的原因是供应商的配料温度不符合标准造成的，根本原因是温度表发生了误差且没有按规定进行定时校验。找到原因后，供应商进行了改进，做了相应的防错装置。而该企业的质量部门总监则要求把以前的偏差报告重新看一遍，看看是否有地方需要进行改进，防止出现类似的错误，结果还真是发现了几个可以改进的地方。
**偏差报告的书面材料必须进行保存，究竟应该保存多久呢？**是否像其他文件那样保留两到三年呢？**偏差报告必须是随着产品的生命周期而保存的。**只要产品在市场上还存在，偏差报告就要继续保存。因此保存周期为产品有效期加上一个完整日历年。
图：偏差处理流程
**偏差报告的保存对产品质量和质量问题的解决；**对企业及其供应链上下游的伙伴都有着十分重要的作用，为什么许多企业对这些材料的保存不予重视呢？归根到底还是对产品质量不够重视，对持续地保持产品质量不够重视，只关心表面的质量，只关心临时发生的质量问题，根本原因是对解决质量问题不够重视。这使得一些质量问题持续反复地发生，给企业的声誉和效益造成极大的损害。因此，千万不能小看偏差报告等质量文件的保存和使用。
**各类资料的保存是企业管理中的一项薄弱环节，尤其是许多部门保存的记录和文件。**因此，要引起供应链部门负责人的特别关注。要落实责任，要求本部门人员对各自应保存的记录负责，对无法落实人员的记录和文件要由负责人自己加以保存。同时，要建立资料保存清单，定期进行检查，改变资料保存不善的状况。
审核员会查看偏差报告管理文件，并且会随意抽查所保存的资料，如果发生过影响交付的质量问题，他们会查得更仔细。
MMOG/LE解读连载目录：
一、【汇总贴】MMOG/LE系列模块一：战略与改进（1-27篇）
二、【汇总贴】MMOG/LE系列模块二：工作的组织（28-62篇）
三、【汇总贴】MMOG/LE系列模块三：能力和生产计划（63-89篇）
四、【汇总贴】MMOG/LE系列模块四：客户的接口（90-126篇）
五、【汇总贴】MMOG/LE系列模块五：生产和产品控制（127-161篇）
六、【汇总贴】MMOG/LE系列模块六：供应商接口（162-193篇）
MMOG/LE V5版与V4版变化之处解读：
21、处理尽可能做到适当及时
核心要点
- 1 保留偏差书面材料是MMOG/LE V5的强制性要求，旨在支持质量追溯与持续改进。
- 2 偏差记录的保存期限应与产品生命周期绑定，而非采用固定年限。
- 3 系统性文件管理薄弱是供应链企业的常见短板，需明确责任并建立检查机制。