MMOG V6解读之130| 库存信息的可视化与协同

MMOGV6中的5.2.3.4.F1：每次出入库操作都应同时更新物料管理系统和财务管理系统。所有相关方都应能查到全部的库存记录（如：供应链管理（SCM）、销售、财务）。该条款由V5版的5.2.5.4与5.2.1.1合并而来。将相同或者类似内容的条款合并到一起，是V6版的特色之一。MMOG中的5.2.1.1 F1相同的库存处理用于更新物料管理和财务系统。

有些供应链KPI指标与财务指标的关系很密切，就像库存。它不仅是供应链的重要指标，更是企业财务的重要指标，在整个企业的现金流中，处于重要的位置。

在改革开放之前和初期，企业对库存管理不重视，仓库通过定期盘点，把库存数据提交给财务，财务把此数据输入会计账户，此数据作为企业的库存资金状况。从不对此进行分析研究，更谈不上去改善。那时候，物料紧缺，管理落后，把库存仅看作是生产正常进行的保障，只要仓库放得下，越多越好。如果没有库存，影响生产，负责部门就要承担责任。库存资金再高，也没有人来查问或追究责任，以至于仓库塞满，物料成堆，其中相当一部分还可能成为呆滞品，甚至成为废品。

改革开放之后，引进了现代企业管理制度，对库存的重要性逐渐有了认识。企业开始要求财务对库存进行分析，督促相关部门进行改善。但从库存管理的职能结构来讲，物料归采购部门，在制品归生产部门，成品则归销售部门。尽管财务部门把分析结果转发给职能部门，也不断督促进行改进，但效果却不明显。因为在这些职能部门的KPI指标中，库存的排位是靠后的，权重也是比较低的，他们往往是通过高库存来保证他们主要的KPI指标的实现。因此，对财务的要求不理不睬，或者敷衍了事，领导认识改变了，企业的库存没有得到根本的改善。

进入21世纪后，供应链引入了制造企业，日本丰田汽车的精益生产和精益物流为广大工厂所效仿。对库存的重视程度得到了相应的提高，各个企业纷纷采取措施，调整组织结构，对占用资金较大的库存进行控制。供应链与财务部门在库存上的合作关系越来越密切，配合也默契起来。为了更好地控制库存，企业设立了一个集成系统，即ERP系统，通过系统可以允许供应链同时更新物料管理和财务系统，以确保做出恰当的业务决策。

但是单单有了ERP系统还不够，还不能达到两者的同时更新。在许多企业的接收区或者发运区，我们可以看到这样的情况。物料交付时，供应商拿着《送货单》找到检验员，检验员经过检查，认为可以发行，在《送货单》上签名盖章。供应商随后把《送货单》交给仓库记账员。记账员把单据上的信息输入电脑，通过系统传送和处理，使财务系统的库存信息发生了变化。记账员并不是来一张处理一张，是集中在一段时间进行操作。于是，财务系统的更新就比物流管理慢了几拍。在发货时的操作也存在类似问题。

只有当企业实施了条形码或RFID系统管理后，这个问题才能得到根本解决。物料到工厂，收货人员对包装上的条形码进行扫描，数据立刻进入了ERP系统，物料管理与财务系统同时发生更新。发货时，采用同样的操作。这样，供应链物料仓库的数据和财务的库存数据实现了同步。通过条形码和RFID等系统与ERP相结合，可以让所有物料在各个环节的流动与财务系统同步。对库存资金的控制和改善起到了重要的作用。

库存记录也可以称为库存信息，是指库存的收发货、指定货位、库存变化和库存调整的信息。其作用是明确计划需求、管理制成品库存以及安排配送渠道。库存信息是供应链部门进行管理，往往用于本部门的工作需要。其实，这是一个重大的错误，库存信息不但要与财务系统同步，而且应该让所有的相关方都能看到和知晓，它对整个工厂的运营起着重要的合作物流信息系统的中心，是计划与协调作业之间最基本的界面。

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首先，物料管理部门对库存信息要知晓。在有多个不同仓库的情况下，无论是采购还是销售，都可以把整个企业，或者是一个地区的所有仓库当成一个仓库看待。采购业务和销售业务可以不关心最终是哪个物流仓库收货和发货。但是对于物料管理部门来说，就需要区分每个物流仓库的库存情况。他们并不关心所谓的采购已发订单数量和已分配的数量，只关心实际库存数量。当仓库足够大时，通常被划分成货位。这就需要掌握货位容量和商品存量的信息，以决定收货时应该放到哪个货位，发货时应该从哪个货位取货。所以，需要更详细的货位存量的信息。商品在不同的仓库和货位之间移动的作业会影响这些数据。

此外，物料的有效期也是他们所关心的一个数据。由于库存信息是由物料管理部门管理，他们一般都能知晓，但所属的仓库不一定知晓，特别是一些不在本部仓库。这样会造成整体库存管理不协调。仓库之间信息沟通是十分重要的。
 

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其次，采购部门对库存信息的知晓。采购员要根据库存信息来进行采购、补货和订货。无论采用哪一种补货模型，都需要知道当前的库存数。在采购订货时，并不是仅按仓库中的实际数量，还需要考虑已发出的订单。发出的订单上的货有时还未入库，但这部分的库存也应该从作为补货根据的库存数量中减去，防止重复订货。所以，从采购业务的角度来看，库存信息应该是能够用以指导正确下订单的库存，由采购在单量、实际库存量和己分配的库存数量三者组成，并且由订货作业和入库作业来修改采购在单量和实际库存量。

第三，销售部门对库存信息的知晓。对销售来说，需要从库存信息中提取可销售的数量、销售价格和交货时间三个数据。可销售的数量包括现货和订货两种。对于现货来说，交货时间可能是即时的，也可能是安排几天后提货。除了数量以外，销售中需要知道的另一个重要信息就是价格。当商品价格浮动较频繁时，销售价格必然要随着采购价格的变化而变化，因此，就需要知道当前销售的这些商品的采购价格的组成是什么，才能决定一个合理的销售价格。所以，对销售业务来讲，它需要使用库存信息中的将要入库量、实际库存量、已分配数量、库存价格来决定销售数量、销售价格和交货日期，同时销售作业又改变了库存中已分配数量和实际库存量。

第四，计划部门对库存信息的知晓程度。计划员在安排生产时，针对客户的需求，根据现有的材料和成品库存，来安排生产。同样不是仅仅库存的数据，而且要知晓整体的库存，包括已经发出的成品，或者尚在进厂路上的原材料的库存。只有这样，下达的计划才可靠。

在智能化浪潮下，企业可以通过“实时数据采集（IoT + 自动化设备）、智能平台整合（云端 ERP+API 接口）、自动化通知（阈值预警 + 变动推送）、场景化呈现（BI 仪表盘 + 移动端）、AI 辅助决策”等智能化手段，可实现库存信息在各部门的“实时同步、精准触达、有效应用”。核心价值在于：消除信息滞后导致的协同低效（如缺货断供、库存积压），让采购、生产、销售等环节基于“同一套实时数据”决策，最终降低库存成本、提升供应链响应速度。

在评审时，审核员会到仓库现场，会审核相关文件，从系统里调取数个物料的库存数据，然后到财务部门去核查，两者是否一致。也就轻而易举地对条款的通过作出了判定。